1. Installation

1.1 Unser Plugin kann direkt aus dem Wordpress Repository geladen werden.

Einfach auf Plugins und installieren drücken.

Danach auf "Jetzt installieren" und aktivieren.

2. Einrichtung

Als Tipp empfehlen wir Ihnen jeden Reiter einmal aufzurufen und jeden Bereich der für Sie relevant ist auszufüllen. Die Bereiche Allgemein, Cookie Notice / Pop Up, Websitebetreiber, Website Basisdaten sind dabei die relevantesten und sollten umgehend ausgefüllt werden.

2.1 Allgemein

In diesem Bereich können Sie die Lizenz eintragen, falls sie einen Premium Key gekauft haben, um alle Funktionen von WP DSGVO Tools freizuschalten. (Einen Key können Sie über https://legalweb.io erwerben)

2.1.1 Lizenz

Sobald der Key eingetragen ist, sollte der Bereich nun wie folgt aussehen:

Tipp: Bei Verlängerung Ihrer Lizenz kann es bis zu 24h dauern bis das System diese automatisch erkennt, sollte dies nicht der Fall sein, drücken Sie bitte "Lizenz aktualisieren", dann wird dies sofort ausgeführt)

2.1.2 Allgemeine Einstellungen

Bitte hinterlegen Sie hier die E-Mail Adresse mit der Sie Systembenachrichtigungen erhalten wollen.

2.1.3 Verfügbare Shortcodes

Hier findet ihr eine Übersicht aller Shortcodes die ihr über unser Plugin integrieren könnt.

2.1.4 Datenschutzvereinbarung

Sie können die Seite für die Datenschutztexte ganz einfach generieren lassen über den Button "Seite erstellen" oder eine bestehende Seite auswählen, dort muss der Shortcode [privacy_policy] hinterlegt werden.

Weiters kann der Überschriften Stil gewählt werden für die Datenschutztexte.
(Muss nicht zwingend bearbeitet werden)

Darunter finden Sie den Toogle Button für die Benachrichtigung der Datenschutztexte. Wenn Sie die kostenlose Variante von WP DSGVO Tools verwenden, können Sie so erfahren wenn ein Update verfügbar ist und erhalten ein E-Mail wenn dies der Fall ist. Über den Toogle kann diese Benachrichtigung abgestellt werden (bitte beachten Sie das Sie damit Gefahr laufen, keine aktuellen Datenschutztexte auf Ihrer Website zu haben). Wenn Sie die Datenschutztexte aktualisieren möchten, drücken Sie einfach den Button Datenschutztexte neu laden.

Tipp: In der Premium Variante funktioniert dies automatisch!

2.1.5 Zusätzliche Texte

Wenn Sie einen Text einblenden möchten für Ihre Besucher / Kunden beim Registrierungsformular, bei der Kommentarfunktion im Blog oder beim WooCommerce Checkout, können Sie dies hier eintragen und aktivieren.

Bei Verwendung von WPML können Sie diesen Text in der String Translation übersetzen!

2.1.6 Infobereich

Hier erfahren Sie News und Änderungen die wichtig sind / waren oder auch zukünftig sein werden.

2.2. Cookie Notice / Pop Up

In diesem Bereich können Sie alle Einstellungen & Stylings setzen für das Cookie Pop Up und der Cookie Notice.

2.2.1 Allgemeine Einstellungen Cookie Notice / Pop Up

Im ersten Dropdown kann definiert werden wie die Cookie Notice / Pop Up gezeigt wird wenn Ihre Besucher Ihre Website aufrufen. Sie können wählen zwischen:

• Keine Notice, kein Popup, keine Cookieauswahl (dies können Sie wählen, wenn Sie keine Cookies setzen oder nur solche die keiner Zustimmung benötigen)
• Cookie Notice (zeigt die Cookie Bar am unteren Bildschirmrand an)
• Cookie Pop Up

Über den ersten Toogle Button können Sie festlegen ob das Pop Up bei schließen über das X in eine Cookie Bar / Notice gewandelt wird.

Über den zweiten Toogle kann das Pop Up auch angezeigt werden wenn dies gar nicht benötigt wird (Hinweis: dies wurde von einigen Kunden verlangt und ist nicht zwingend notwendig)

Bei der Cookie Speicherdauer kann festegelegt werden wie lange die Zustimmung / Nicht Zustimmung gespeichert bleibt, bis das Cookie Pop Up oder die Notice wieder angezeigt wird.

Darunter haben Sie noch die Möglichkeit die Cookie Version zu erhöhen, sollten Sie Änderungen durchgeführt haben und eine erneute Zustimmung möchten von Ihren Besuchern, vor Ablauf der Cookie Speicherdauer.

2.2.2 Cookie Popup Anpassung

Hier können Sie zwischen dem Standard und dem Dark Mode unseres Popups wählen.

Auch können Sie das Popup Logo ändern.

Tipp: ein Quadratisches Bild 50x50px sieht am Besten aus

2.2.3 Cookie Notice Anpassung

Hier können alle Einstellungen und Styles für die Cookie Notice / Bar gewählt werden.

Im ersten Dropdown können Sie den Notice Stil wählen, hier gibt es 12 fertige Stile zur Auswahl. 

(Derzeit ist es nur möglich den Standard Stil weiter anzupassen!)

Darunter können Sie den Text setzen der in der Notice Bar angezeigt werden soll. (Diesen können Sie selbst wählen, soll aber nicht irreführend sein) Bei Verwendung von WPML können Sie diesen Text in der String Translation übersetzen!

Darunter können Sie weitere Darstellungsoptionen für die Notice wählen und auch eigene CSS Klassen, sollten Sie weitere Einstellungen benötigen die unsere Optionen nicht abdecken.

Beim letzten Toogle können Sie noch festlegen ob Sie unser Icon in der Notice Bar zeigen möchten. (Zeigt Kunden das es sich um eine Cookie Notice handelt und nicht einfach eine Werbebar ist)

2.3 Webseitenbetreiber

In diesem Bereich werden alle Informationen zum Webseitenbetreiber ausgefüllt, diese werden sowohl für das Pop Up wie auch für das Impressum benötigt.

2.3.1 Wordpress Page / Blog Betreiber

Füllen Sie jeden Punkt für Sie entsprechend aus. 

Wichtig ist vor allem der Firmensitz, da dieser die Grundlage ist für die Auslieferung der richtigen Datenschutztexte!

2.3.2 Datenschutzerklärung Basics

Bitte gebt hier euren Datenschutzbeauftragten an, wenn ihr dazu gesetzlich verpflichtet seid oder freiwillig einen habt.

Der Ansprechpartner ist rein freiwillig. Viele Unternehmen richten eine Anlaufstelle ein, wohin sich Betroffene mit ihren Datenschutzanliegen wenden können.

2.3.3 Impressum Einstellungen

Genau wie bei der Datenschutzseite, können Sie über Seite erstellen eine Impressumseite generieren lassen oder über das Dropdown eine bestehende Seite wählen auf der Sie den Shortcode [imprint] eintragen.

2.4 Website Basisdaten

In diesem Bereich wird alles bezüglich Hosting, Server Basics, CDN Anbieter, Webshop / Checkout Prozess, Schriften, Formulare, Captcha Dienste, Embeddings, Newslettter Dienste.

2.4.1 Hosting Provider

Wählen Sie hier aus wo Ihre Website liegt, falls dieser in der Liste fehlt gibt es die Option Anderer Provider. Gerne können Sie uns auch ein Ticket hierzu erstellen, dann werden wir in einem der nächsten Updates Ihren Provider eintragen.

2.4.2 Server Basics

Auf Ihrem Server werden Logfiles gespeichert, bitte geben Sie hier die Speicherdauer dieser ein. Wenn Sie sich unsicher sind, fragen Sie bitte bei Ihrem Hoster nach.

2.4.3 CDN Anbieter

Wenn Sie ein CDN benutzen, wählen Sie dieses aus oder tragen es ein falls es noch nicht bei uns gelistet ist. Gerne können Sie uns auch ein Ticket erstellen, dann werden wir in einem der nächsten Updates Ihren CDN Dienst eintragen.

2.4.4 Webshop / Checkout Prozess

Wählen Ihre Bezahldienste aus die Sie in Ihrem Webshop verwenden.

2.4.5 Schriften

Wenn Sie externe Schriften verwenden, tragen Sie diese Dienste ein. 

Tipp: Idealerweise hosten Sie alle Schriften lokal!

2.4.6 Formulare

Haben Sie auf Ihrer Website Kontaktformulare, Bewerbungsformulare, Gewinnspielformulare, Registrierungsformulare oder Kommentarformulare, aktivieren Sie bitte die jeweiligen Punkte.

2.4.7 Captcha

Bei Verwendung von Captchas oder anderer externe Sicherheitsysteme tragen Sie diese bitte ein.

Bitte ergänzen Sie diejenigen Dienste, die Sie in Ihrer Website eingebunden haben, jedoch nicht in der Aufzählung angeführt sind. Die Datenschutzerklärung des jeweiligen Diensteanbieters finden Sie auf der Website des Anbieters. Um festzustellen, ob der US-amerikanischer Diensteanbieter Privacy Shield zertifiziert ist, kann durch eine Abfrage in der unter diesem Link: https://www.privacyshield.gov/listangeführten Liste erfolgen.

2.4.8 Newsletter Dienste

Bei Verwendung von Newsletter Diensten tragen Sie diese bitte ein. 

Bitte ergänzen Sie diejenigen Dienste, die Sie in Ihrer Website eingebunden haben, jedoch nicht in der Aufzählung angeführt sind. Die Datenschutzerklärung des jeweiligen Diensteanbieters finden Sie auf der Website des Anbieters. Um festzustellen, ob der US-amerikanischer Diensteanbieter Privacy Shield zertifiziert ist, kann durch eine Abfrage in der unter diesem Link: https://www.privacyshield.gov/listangeführten Liste erfolgen.

2.5 Tagmanager

Bei Verwendung eines Tagmanagers aktivieren Sie bitte den jeweiligen Dienst und tragen gegebenenfalls Ihre ID ein.

Wichtig! Sobald Sie hier einen Dienst aktivieren, müssen Sie auch das Pop Up oder die Notice Bar in Schritt 2.2.1 aktivieren (ausgenommen sie verwenden lokale Dienste Matomo / Piwik)

2.6 Statistik / Analyse

In diesem Bereich können Sie alle externen oder lokalen Statistik / Analyse Tools die Sie benutzen aktivieren und eintragen. Dies Auswahl wird ständig erweitert und verbessert.

Einige dieser Dienste erlauben es auch einen eigenen Code zu verwenden, wir empfehlen Ihnen aber unseren Standard Code zu verwenden, damit hierbei keine Datenschutzverletzungen möglich sind.

Wichtig! Sobald Sie hier einen Dienst aktivieren, müssen Sie auch das Pop Up oder die Notice Bar in Schritt 2.2.1 aktivieren (ausgenommen sie verwenden lokale Dienste Matomo / Piwik)

2.7 Targeting/Werbung

In diesem Bereich können Sie alle Werbungs und Targeting Dienste aktivieren und eintragen. 

Einige dieser Dienste erlauben es auch einen eigenen Code zu verwenden, wir empfehlen Ihnen aber unseren Standard Code zu verwenden, damit hierbei keine Datenschutzverletzungen möglich sind.

Wichtig! Sobald Sie hier einen Dienst aktivieren, müssen Sie auch das Pop Up oder die Notice Bar in Schritt 2.2.1 aktivieren

2.8 Embeddings

In diesem Bereich könnt ihr das Styling für eure Embeddings (Facebook, Google Maps, YouTube, Vimeo, OpenStreetMap, Instagram, Soundcloud) setzen und diese Dienste aktivieren. Dies müssen Sie natürlich nur dann tun wenn Sie einen der Dienste auf Ihrer Website integriert haben.

Aktivieren Sie Beispielsweise den Dienst YouTube, wird dies blockiert und erst wenn der User seine Zustimmung erteilt hat geladen.

Info: Bei uns werden keine Vorschaubilder gecached, da diese, wenn Sie nicht ihr Eigentum sind, gegen das Urheberrecht verstoßen würden!

Wichtig! Sobald Sie hier einen Dienst aktivieren, müssen Sie auch das Pop Up oder die Notice Bar in Schritt 2.2.1 aktivieren

2.9 Datenauszug

Wenn Sie ihren Kunden ein Formular für einen Datenauszug zur Verfügung stellen möchten, können Sie dies in diesem Bereich einrichten.

2.9.1 Allgemeine Einstellungen

Nach anfrage eines Kunden können sie im ersten Dropdown auswählen wann der User seinen Datenauszug erhalten soll oder ob Sie diese selbst freigeben möchten wie in Punkt 2.9.3 aufgelistet.

Darunter kann der Text für die Checkbox gesetzt werden, der beim Formular angezeigt wird.

Über den Button Seite erstellen könnt ihr euch automatisch eine Seite generieren lassen in der der Shortcode gleich integriert ist. Falls ihr auf einer bestehenden Seite das Formular gerne haben möchtet, wählt diese aus und platziert den Shortcode [sar_form] anschließend auf dieser Seite.

Tipp: Nicht vergessen einen Link auf Ihrer Website zu dieser Seite zu setzen, damit User auch diese Seite finden.

2.9.2 Benachrichtigungseinstellungen

Wenn ihr per E-Mail benachrichtigt werden wollt wenn ein User einen Datenauszug anfordert, könnt ihr dies hier aktivieren. Die E-Mail wird dabei an die in 2.1.2 gesetzte E-Mail gesendet.

Dabei könnt ihr noch den Betreff des E-Mails sowie den Text definieren den dieses E-Mail enthalten soll.

2.9.3 Datenauszugsanfrage

Hier sehen Sie die Anfragen, wenn ein User das Formular ausgefüllt hat und können diese ausführen oder ablehnen.

2.9.4 Eintrag hinzufügen

Wenn Sie eine Anfrage von einem Kunden erhalten haben, die nicht über das Formular durchgeführt worden ist können Sie diese hier selbst eintragen und über die Datenauszugsanfrage in 2.9.3 oder über den toggle Sofort ausführen direkt durchführen.

2.10 Löschanfrage

Wenn Sie Ihren Kunden ein Formular anbieten möchten in dem diese eine Löschanfrage zu Ihnen senden können, ist dies in diesem Bereich zu definieren. 

2.10.1 Allgemeine Einstellungen

Mit dem ersten Toggle können Sie festlegen das eine Löschanfrage sofort durchgeführt wird wenn ein User danach fragt.

Darunter können Sie eine Zeit festlegen, wann dies passieren soll, bei "keine" müssen Sie dieses selbst durchführen.

Wieder darunter können Sie den Text definieren der angezeigt wird bei der Checkbox des Formulars.

Wie beim Datenauszug können Sie auch hier eine Seite mit dem Shortcode einfach erstellen über "Seite erstellen" oder Sie wählen eine bestehende Seite aus und integrieren den Shortcode [unsubscribe_form] dort.

Tipp: Nicht vergessen einen Link auf Ihrer Website zu dieser Seite zu setzen, damit User auch diese Seite finden.

2.10.2 Integrationen

Definieren Sie welche Bereiche von der Datenlöschung betroffen sein werden und was mit diesen passieren soll.

Sie haben die Möglichkeit zu wählen zwischen "Pseudonomisieren" oder "Löschen". Wir empfehlen für WooCommerce die "Pseudonomiseren" Option, da Sie so für Ihre Buchhaltung und gesetzlichen Aufzeichnungen die Daten nicht ganz verlieren. Sollten Sie dies nicht benötigen können Sie die Option "Löschen" wählen.

Ähnlich funktioniert dies mit bbPress, buddyPress und CF7/Flamingo.

2.10.3 Benachrichtigungseinstellungen

Wenn ihr per E-Mail benachrichtigt werden wollt wenn ein User einen Datenlöschung anfordert, könnt ihr dies hier aktivieren. Die E-Mail wird dabei an die in 2.1.2 gesetzte E-Mail gesendet.

Dabei könnt ihr noch den Betreff des E-Mails sowie den Text definieren den dieses E-Mail enthalten soll.

2.10.4 Löschanfragen

Hier sehen Sie die Anfragen, wenn ein User das Formular ausgefüllt hat und können diese ausführen oder ablehnen.

Vorsicht! Mit Ausführen dieser Aktion wird auch der dazugehörige User Account gelöscht (Administratoren ausgenommen).

2.10.5 Eintrag hinzufügen

Wenn Sie eine Anfrage von einem Kunden erhalten haben, die nicht über das Formular durchgeführt worden ist können Sie diese hier selbst eintragen und über die Löschanfragen in 2.10.4 oder über den toggle "Ohne Benutzerbestätigung ausführen" direkt durchführen.